Elevar el listón de la gestión de instalaciones

Guía para una implantación eficaz del IWMS

Como licenciado en ingeniería, el concepto de personas, procesos y tecnología ha estado arraigado en mi mentalidad desde el principio, aunque a escala teórica. La implantación del Integrated Workplace Management System (IWMS) de Planon por parte de Vetasi en la North-West University (NWU) me permitió ser testigo de este concepto en la práctica, de primera mano. ¡Una implementación premiada!

En términos más generales, durante mi estancia en la universidad, ni una sola vez se me pasó por la cabeza el nivel de esfuerzo necesario para garantizar que las salas de conferencias estuvieran siempre limpias y las luces siempre operativas, ni cómo se gestionaban los horarios (por no hablar de replicar estas responsabilidades en una cartera de más de 1.300 edificios). La brillantez de la implantación de este IWMS no radica en sus complejidades, sino en su escala.

Una implantación de la gestión de instalaciones a gran escala que presentaba numerosos obstáculos y decisiones difíciles se simplificó gracias a los siguientes factores clave:

Los impulsores anteriores han servido de diferencia entre el éxito y el fracaso, y el contenido de este documento sirve para satisfacer el cómo y el porqué.

Tómese el tiempo necesario para una planificación meticulosa

Aunque la implementación se produjo recientemente, la planificación comenzó hace años, cuando Vetasi realizó un exhaustivo análisis de carencias que incorporó un taller inicial de dos semanas en el que se evaluó la madurez tecnológica existente en la NWU. Este ejercicio ofreció a la universidad una opinión neutral y experta sobre sus carencias actuales con el único objetivo de identificar sus retos actuales desde la perspectiva de la gestión de instalaciones.

Los resultados de este ejercicio permitieron a Vetasi tener una clara visibilidad de las oportunidades de valor añadido, lo que condujo a la creación del alcance inicial. Utilizando la regla de Pareto (80-20), este enfoque garantizó la obtención del máximo valor mediante la implantación de la herramienta de gestión del espacio de trabajo de integración (IWMS) en un plazo reducido.

A continuación, se organizaron talleres para mostrar la funcionalidad específica de la plataforma IWMS a la NWU, lo que permitió obtener una visión crucial de la herramienta que les ayudaría a cerrar las brechas. Otro aspecto en el que el análisis de carencias arrojó resultados positivos fue la concienciación sobre los recursos necesarios en la NWU. De este modo, se definió un equipo de proyecto eficaz con partes interesadas que abarcaban varios departamentos, cada uno de los cuales conocía sus funciones y los esfuerzos necesarios, lo que garantizaba una pérdida mínima de tiempo y esfuerzo.

Puntos clave de la fase de planificación para la implantación de una solución IWMS:

• Dar prioridad a la definición de un ámbito de aplicación basado en una visión clara proporcionada por diversas metodologías de investigación, como un análisis exhaustivo de las deficiencias.
• Asegúrese de que se priorizan las áreas de interés, un sistema como Planon garantiza que la funcionalidad puede ser escalada – utilice esto en su beneficio
• Identifique su madurez tecnológica actual: no puede medir el éxito sin un punto de referencia.
• Defina las partes interesadas lo antes posible para garantizar la transparencia y la continuidad de la actividad a lo largo de la implantación.
• Cree oportunidades para adquirir conocimientos lo antes posible: comprender el sistema antes de su aplicación permite a las partes interesadas aportar más valor en el futuro.

Comunicación eficaz a lo largo del proyecto

La relación más importante para un IWMS a gran escala es la que se establece entre Finanzas, Instalaciones y TI. Un error común que se comete es la exclusión de uno u otro bajo el supuesto de que «es una implementación de la Gestión de Instalaciones». En la NWU, los tres departamentos estaban bien representados, las decisiones difíciles se discutían y comunicaban con el interés de la organización en su conjunto conquistando las necesidades de cada faceta.

Este enfoque garantizó que la gobernanza y la normativa de Finanzas se incorporaran junto con la infraestructura informática y los esfuerzos de desarrollo. El mejor ejemplo de comunicación eficaz durante la implantación es la creación de más de 20 servicios web de integración en 8 herramientas diferentes en menos de medio año. En este logro trascendental participaron representantes de Finanzas (especificando los datos intercambiados), de TI (desarrollando servicios web de entrada/salida para facilitar el intercambio de información) y de Gestión de Instalaciones (definiendo el proceso para garantizar que la información estuviera presente cuando se necesitara).

La participación de un especialista en gestión del cambio fue una experiencia reveladora. No se hace suficiente hincapié en este tema en general. Al principio de la fase de implementación, la NWU inició un ejercicio de gestión del cambio en paralelo para abordar lo siguiente:

• ¿Cómo gestionarán las partes interesadas su participación en la aplicación sin descuidar sus obligaciones diarias?
• ¿Cómo podemos asegurarnos de que los usuarios adoptan el IWMS con éxito?

El resultado de este ejercicio fue una participación eficaz de las partes interesadas en la implementación y garantizó que el sistema IWMS fuera adoptado sin problemas por los usuarios finales en el momento de su puesta en marcha, dado que fueron informados eficazmente y tuvieron tiempo suficiente para cuestionar y adaptarse a los cambios asociados.

Las claves de la comunicación eficaz:

• La relación sinérgica entre la gestión de las instalaciones, las finanzas y la informática es fundamental: el interés de cada faceta está entrelazado y es significativo para un IWMS.
• Una comunicación eficaz produce una química de equipo que contribuye a la eficacia de la ejecución y al impulso del proyecto.
• Incorpore la gestión del cambio como parte del proyecto: la participación temprana proporciona a las partes interesadas soluciones claras y contribuye a la longevidad del esfuerzo que aportan. No subestime el reto del cambio: la herramienta más impresionante no aportará ningún valor si no es aceptada ni utilizada por los usuarios finales.

Adopción del sistema

Los administradores del sistema se implicaron mucho desde el principio para garantizar un intercambio de información completo a lo largo del ciclo de vida de la implantación. Vetasi aconseja a los clientes que se apropien del sistema capacitando a los trabajadores internos para gestionarlo tanto funcional como técnicamente. Esto reducirá los futuros costes de mantenimiento y asistencia.

La NWU fue capaz de mejorar la herramienta, ajustarla y asistir a los usuarios finales porque invirtió en la capacitación de estos recursos. Las recientes mejoras de las tres configuraciones por parte de personal técnico interno experimentado demuestran la capacidad de las instituciones para ser dueñas de su IWMS.

La estrategia de formación también resultó eficaz, ya que garantizó la existencia de una línea de asistencia estructurada para los usuarios finales (en la fase inicial), así como una perspectiva de intercambio de conocimientos (en la fase final). Esta estrategia, unida a la gama de vídeos de formación específicos para cada tarea, garantiza que los usuarios tengan un conocimiento suficiente del sistema y elimina la sensación de agobio que suele afectar a varias implantaciones.

Todos estos factores, junto con los esfuerzos de gestión del cambio, contribuyeron a una impresionante adopción del sistema una vez que se puso en marcha. Los usuarios se sintieron cómodos con la interfaz y creyeron que el IWMS estaba ahí para facilitarles la vida.

Principales resultados de la adopción del sistema:

• Implique a los administradores de sistemas dedicados desde el principio e invierta en su perfeccionamiento: la reducción a largo plazo de los costes de asistencia supera el esfuerzo inicial y garantiza la continuidad de la empresa.
• Los super usuarios no tienen por qué ser lineales. Se pueden definir niveles verticales con diferentes responsabilidades que garanticen un apoyo equilibrado y eficiente.
• Involucrar al usuario final en el proceso de UAT para garantizar que los retos prácticos y operativos se comprueban antes de la puesta en marcha.
• Definir los KPI (indicadores clave de rendimiento) para supervisar la adopción por parte de los usuarios una vez que el sistema esté en funcionamiento, reaccionar rápidamente y comunicar las mejoras.

El veredicto

Los esfuerzos de más de 100 actores comprometidos de diversos departamentos, campus y organizaciones culminaron en un despliegue exitoso.
Recibir el premio de South African Facilities Management Association (SAFMA) a la Implementación Tecnológica del Año (2022) es un testimonio de las ilimitadas posibilidades que pueden realizarse cuando se logra una planificación meticulosa, una comunicación eficaz y la adopción del sistema.

Hable con un experto en IWMS enviando un correo electrónico a enquiries@vetasi.com