Efektywne wdrożenie IWMS – przewodnik
Jestem absolwentem wydziału inżynierii. Z tego względu koncepcja ludzi, procesów i technologii, choć na poziomie teoretycznym, to była wpisane w mój sposób myślenia od samego początku kariery. Implementacja zintegrowanego system zarządzania miejscem pracy IWMS (Integrated Workplace Management System) Planon przez firmę Vetasi na Uniwersytecie Północno-Zachodnim (NWU) dała mi możliwość bezpośredniego zapoznania się z tą koncepcją w praktyce. Implementacja z wyróżnieniem!
Patrząc na tę kwestię bardziej holistycznie: w czasie mojej pracy na uniwersytecie ani razu nie przyszło mi do głowy, ile wysiłku trzeba włożyć w zapewnienie czystości sal wykładowych czy działanie oświetlenia. Nie zastanawiałem się jak zarządza się harmonogramami (nie mówiąc już o robieniu tego w skali całego portfolio, na które składa się ponad 1300 budynków). Doskonałość tej implementacji IWMS nie leży w szczegółach, ale właśnie w jej skali.
Implementacja zarządzania obiektami na tak dużą skalę oznaczała konieczność przezwyciężenia wielu przeszkód i podjęcia wielu trudnych decyzji. Ostatecznie sprawiała jednak wrażenie o wiele prostszej niż była w rzeczywistości. Złożyło się na to kilka kluczowych czynników:
Powyższe czynniki sprawiły, że projekt zakończył się sukcesem, a nie porażką. Poniższa treść odpowiada natomiast na pytania: jak i dlaczego.
Znaczenie czasu poświęconego na szczegółowe planowanie
Chociaż wdrożenie miało miejsce niedawno, to planowanie rozpoczęło się wiele lat wcześniej. Początkiem była kompleksowa analiza Gap Analysis przeprowadzona przez Vetasi. Obejmowała ona wstępne 2-tygodniowe warsztaty oceniające istniejącą dojrzałość technologiczną w NWU. W ramach tych działań uniwersytet zyskał neutralną, ekspercką opinię na temat aktualnych luk i wyzwań w kontekście zarządzania obiektami.
Wyniki pozwoliły Vetasi uzyskać klarowny obraz sytuacji i zidentyfikować obszary, które dawały szasnę na wygenerowanie wartości dodanej. W ten sposób został nakreślony wstępny zakres projektu. Dzięki wykorzystaniu Reguły Pareto (80-20) można było osiągnąć maksymalną wartość z wdrożenia narzędzia IWMS w bardzo krótkim czasie.
Kolejnym krokiem były warsztaty mające na celu zaprezentowanie dedykowanej funkcjonalności platformy IWMS dla NWU. To pozwoliło uzyskać kluczowe informacje o narzędziu, które miało umożliwić wyeliminowanie zidentyfikowanych wcześniej luk. Inną korzyścią, jaką dała analiza luk było świadomości, jakie zasoby w ramach NWU są potrzebne. Pozwoliło to zdefiniować efektywnie działający zespół projektowy, w którego skład weszli interesariusze z różnych działów – każdy z nich znał swoją rolę i czego się od niego wymaga, co zapewniło minimalne straty czasu i wysiłku.
Kluczowe wnioski z etapu planowania wdrożenia rozwiązania IWMS:
- Priorytetowe znaczenie powinno mieć określenia zakresu projektu w oparciu o jasny obraz wygenerowany w efekcie użycia różnych metodologii badawczych, takich jak kompleksowa analiza luk.
- Należy nadać priorytet kluczowym obszarom – system taki jak Planon gwarantuje, że funkcjonalność będzie można skalować, co należy w pełni wykorzystać.
- Trzeba zidentyfikować swoją obecną dojrzałość technologiczną – nie da się zmierzyć sukcesu bez punktu odniesienia.
- Interesariuszy należy wskazać tak wcześnie, jak to tylko możliwe. Daje to gwarancję przejrzystości i zachowania ciągłości biznesowej podczas całego wdrożenia.
- Trzeba zapewnić sobie możliwość zdobycia wiedzy tak wcześnie, jak to możliwe – zrozumienie systemu przed wdrożeniem pozwala interesariuszom ostatecznie wygenerować większą wartość.
Efektywna komunikacja w czasie całego projektu
Najważniejsze dla wdrożenia IWMS na dużą skalę są relacje między działami finansowym, zarządzania obiektami oraz IT. Często popełnianym błędem jest wykluczenie jednego czy drugiego przy założeniu, że „to jest implementacja zarządzania obiektami.” W NWU wszystkie trzy wydziały miała dobrą reprezentację. Trudne decyzje były omawiane i komunikowane. Korzyść organizacji jako całości przeważała nad potrzebami poszczególnych działów.
Takie podejście sprawiło, że brano pod uwagę nie tylko infrastrukturę informatyczną i prace programistyczne, ale także zarządzanie i regulacje istotne dla działu finansowego. Największym przykładem skutecznej komunikacji podczas wdrożenia było stworzenie ponad 20 integracyjnych usług webowych wykonane w 8 różnych narzędziach w mniej niż pół roku. To spektakularne osiągnięcie wymagało zaangażowania przedstawicieli Działu Finansów (wskazanie wymienianych danych), IT (opracowywanie przychodzących/wychodzących usług webowych w celu ułatwienia wymiany informacji) oraz Zarządzania obiektami (określenie procesu związanego z zapewnieniem dostępności informacji w razie potrzeby).
Pouczającym doświadczeniem było zaangażowanie specjalisty ds. zarządzania zmianą. Ogólnie nie poświęca się temu zagadnieniu wystarczającej uwagi. Na wczesnym etapie wdrożenia, NWU równolegle zainicjowało warsztaty zarządzania zmianą, aby skutecznie zmierzyć się z następującymi kwestiami:
- W jaki sposób interesariusze będą zarządzać swoim zaangażowaniem w implementację, żeby nie zaniedbywać równocześnie swoich codziennych obowiązków?
- W jaki sposób można zapewnić, że użytkownicy pozytywnie przyjmą IWMS?
Wynikiem tego było efektywne zaangażowanie interesariuszy projektu i zapewnienie, że system IWMS został bezproblemowo zaakceptowany przez użytkowników końcowych po uruchomieniu. Warunkiem było właśnie skuteczne informowanie interesariuszy, a zarazem fakt, że mieli wystarczająco dużo czasu na przemyślenie powiązanych zmian i dostosowanie się do nich.
Kluczowe wnioski związane z obszarem komunikacji:
- Istnieje synergistyczna relacja między obszarami Zarządzania obiektami, Finansami i IT; jest ona kluczowa, ponieważ interesy każdego aspektu są ze sobą powiązane i istotne dla IWMS.
- Efektywna komunikacja zapewnia “dobrą chemię” w zespole, co przyczynia się do zwiększania efektywności i przyspieszenia realizacji.
- Częścią projektu powinno być zarządzanie zmianą – wczesne zaangażowanie interesariuszy pozwala wypracować klarowne rozwiązania i wygenerować w długim okresie płynącą z włożonego wysiłku wartość. Nie wolno lekceważyć wyzwania, jakim jest zmiana – nawet najlepsze narzędzie nie przyniesie żadnej wartości, jeśli nie zostanie zaakceptowane i nie będzie wykorzystane przez użytkowników końcowych.
Pozytywne przyjęcie systemu
Od samego początku mocno zaangażowani w projekt zostali administratorzy systemu. W czasie wykonywania wszystkich prac programistycznych zagwarantowana była pełną wymiana informacji. Vetasi doradza klientom, żeby przejmowali odpowiedzialność za system, co wymaga podniesienia kwalifikacji pracowników wewnętrznych do poziomu, który pozwoli im zarządzać nim zarówno pod względem funkcjonalnym, jak i technicznym. W ten sposób obniża się przyszłe koszty utrzymania i wsparcia.
NWU jest w stanie udoskonalać narzędzie, dostosowywać je i wspierać użytkowników końcowych. To właśnie efekt inwestycji w podniesienie kwalifikacji specjalistów. Niedawne ulepszenia wprowadzone we wszystkich trzech obszarach przez doświadczony wewnętrzny personel techniczny pokazują, że uniwersytet posiada wszystko, czego wymaga obsługa, utrzymanie i rozwój własnego IWMS.
Także strategia szkoleniowa okazała się skuteczna. Zapewniła ustrukturyzowaną linię wsparcia dla użytkowników końcowych (w górę), a także możliwość dzielenia się wiedzą (w dół). Ta strategia w połączeniu z zestawem filmów szkoleniowych dotyczących wykonywania konkretnych zadań, zapewnia użytkownikom wystarczającą wiedzę na temat systemu. Zarazem eliminuje uczucie przytłoczenia, które zwykle jest problemem wielu projektów.
Skutkiem tego wszystkiego, w tym wysiłków związanych z zarządzaniem zmianami, było niesamowite przyjęcie systemu po jego uruchomieniu. Użytkownicy czuli się komfortowo z interfejsem- i rozumieli, że IWMS został wdrożony po to, żeby ułatwić im życie.
Kluczowe wnioski związane z pozytywnym przyjęciem systemu:
- Trzeba odpowiednio wcześnie zaangażować administratorów systemu i zainwestować podniesienie ich kwalifikacji – długoterminowa redukcja kosztów przewyższa początkowy wysiłek i zapewnia ciągłość biznesową.
- Superużytkownicy nie muszą być liniowi. Można zdefiniować “wertykalne poziomy” na które składają się różne obowiązki, co zapewnia zrównoważone obciążenie i wydajność wsparcia.
- Konieczne jest zaangażowanie użytkownika końcowego w proces UAT, żeby mieć pewność, że praktyczne wyzwania operacyjne zostaną przetestowane przed uruchomieniem.
- Trzeba zdefiniować wskaźniki KPI (Key Performance Indicator), żeby monitorować wdrażanie użytkowników po uruchomieniu systemu, szybko reagować i informować o ulepszeniach.
Podsumowanie
Wysiłek ponad 100 zaangażowanych osób z różnych działów, kampusów i organizacji wieńczy sukces implementacji.
Zdobycie nagrody SAFMA (South African Facilities Management Association) za wdrożenie – Technology Implementation od The Year 2022 jest świadectwem nieograniczonych możliwości, jakie można osiągnąć, kiedy połączy się skrupulatne planowanie, efektywną komunikację i sprawne wdrożenie systemu.
Porozmawiaj z ekspertem IWMS, wysyłając wiadomość na adres enquiries@vetasi.com
Share this Blog Post: