Керівництво з ефективного впровадження IWMS
Як у випускника інженерного факультету, поняття «структури» людей, процесів і технологій вкоренилося у моїй свідомості ще з самого початку, хоч і у теоретичному сенсі. Впровадження Інтегрованої системи управління робочим місцем (IWMS) від Planon компанією Vetasi у Північно-Західному університеті (NWU) дало мені можливість подивитися на це поняття з практичної точки зору і з перших рук. Реалізація, відзначена винагородами!
Якщо говорити більш цілісно, навчаючись в університеті я ніколи не замислювався над тим яких зусиль коштує, щоб у лекційній аудиторії завжди було світло і вони завжди були чистими, про те, як керували розкладом (не кажучи вже про відтворення цих обов’язків у портфоліо з понад 1300 будівель). Блискучість реалізації IWMS полягає не в тонкощах, а в її масштабі.
Масштабне впровадження рішення з управління об’єктами, яке включало численні перешкоди та складні рішення, було реалізовано набагато простіше завдяки таким ключовим факторам:
Наведені вище чинники служили факторами, які відображали різницю між успіхом і невдачею, а вміст тут служить для того, щоб зрозуміти, що до чого і як.
Знайдіть час для ретельного планування
Незважаючи на те, що впровадження системи відбулося нещодавно, його планування почалося кілька років тому, коли Vetasi провела комплексний аналіз недоліків, який включав початковий 2-тижневий семінар з оцінки існуючої технологічної зрілості в NWU. В результаті цього аналізу, університет отримав нейтральну експертну думку щодо їхніх поточних прогалин, з акцентом на визначенні поточних проблем з точки зору управління об’єктами.
Результати цього аналізу дали Vetasi чітке уявлення про те, де є можливості для збільшення цінності, що призвело до визначення початкового обсягу робіт. За допомогою Правила Парето (80-20) вдалося досягти максимальної користі шляхом впровадження IWMS за суттєво скорочений проміжок часу.
Після цього були проведені семінари, щоб продемонструвати спеціальну функціональність платформи IWMS для NWU, що дозволило отримати важливе розуміння інструменту, який допоможе їм усунути прогалини. Іншою сферою, у якій аналіз прогалин дав позитивний результат, було усвідомлення того, які ресурси потрібні NWU. Це забезпечило формування ефективної команди проєкту з зацікавленими сторонами з різних факультетів університету, кожен з яких знав свою роль і необхідні ресурси, котрі зводили б витрати часу і зусиль к мінімуму.
Ключові висновки етапу планування процесу впровадження IWMS:
- Пріоритетним має стати визначення обсягу робіт на основі чіткого розуміння, отриманого різними методами дослідження, такими, наприклад, як комплексний аналіз прогалин.
- Переконайтеся, що ваші об’єкти уваги є пріоритетними. Така система, як Planon, гарантує, що функціональні можливості можна масштабувати – використовуйте це на свою користь.
- Визначте свою поточну технологічну зрілість – ви не можете виміряти успіх без точки відліку.
- Визначте зацікавлених сторін якомога раніше, щоб забезпечити прозорість і безперервність бізнесу протягом впровадження системи.
- Створюйте можливості для отримання знань якомога раніше – розуміння системи ще до її впровадження дозволяє зацікавленим сторонам, зрештою, робити більший внесок.
Ефективна комунікація протягом усього проєкту
Найважливішою комунікацією для великомасштабного впровадження IWMS є комунікація між фінансовим, господарським відділами і відділом інформаційних технологій. Поширеною помилкою є виключення того чи іншого учасника на основі припущення, що «це реалізація рішення Facilities Management». У NWU всі три відділи були добре представлені, важкі рішення обговорювалися та узгоджувалися з інтересами організації в цілому, задовольняючи потреби кожного напрямку.
Цей підхід забезпечив інтеграцію управління та нормативних актів з боку фінансів разом з ІТ-інфраструктурою та зусиллями щодо розвитку. Найкращим прикладом ефективної комунікації під час реалізації проєкту є створення понад 20 інтеграційних вебсервісів за допомогою 8 різних інструментів менш ніж за півроку. У цьому важливому досягненні взяли участь представники відділу фінансів (уточнюють, якими даними обмінюються), ІТ (розробляють вхідні/вихідні вебсервіси для полегшення обміну інформацією) та господарський відділ (визначають процес, пов’язаний із забезпеченням наявності інформації, коли це необхідно).
Залучення фахівця з управління змінами стало незабутнім досвідом. Цій темі загалом приділяється недостатньо уваги. На початку етапу впровадження, NWU паралельно ініціював процес з управління змінами, щоб вирішити таке питання:
- Як зацікавленим сторонам брати участь у процесі реалізації проєкту і паралельно виконувати свої щоденні обов’язки?
- Як гарантувати успішне прийняття користувачами IWMS?
Результати цієї роботи забезпечили ефективне залучення зацікавлених сторін до впровадження та гарантували, що система IWMS була безперешкодно прийнята кінцевими користувачами після її введення в експлуатацію, враховуючи, що вони були ефективно поінформовані та мали достатньо часу для того, щоб задавати питання та адаптуватися до змін.
Ключові висновки етапу налагодження ефективної комунікації:
- Синергетичні відносини між господарським відділом, відділом фінансів і інформаційних технологій є ключовими – інтереси кожного напрямку переплітаються та важливі для IWMS.
- Ефективна комунікація сприяє згуртованості команди, що, у свою чергу, сприяє ефективності впровадження системи та швидкості реалізації проєкту.
- Включіть управління змінами як частину проєкту – раннє залучення дає зацікавленим сторонам чіткі рішення та сприяє довготривалості зусиль, які вони роблять. Не недооцінюйте виклик змін – найвражаючий інструмент не принесе жодної цінності, якщо його не приймуть і не будуть використовувати кінцеві споживачі.
Прийняття системи
Щоб забезпечити повноцінний обмін інформацією протягом всього життєвого циклу проєкту, з самого початку, активно залучали системних адміністраторів. Vetasi радить клієнтам оволодівати системою шляхом підвищення кваліфікації внутрішніх працівників для управління нею як функціонально, так і технічно. Це зменшить майбутні витрати на технічне обслуговування та підтримку системи.
NWU зміг вдосконалити інструмент, налаштувати та допомогти кінцевим користувачам опанувати його, інвестувавши у підвищення кваліфікації своїх трудових ресурсів. Нещодавні вдосконалення всіх трьох налаштувань досвідченим внутрішнім технічним персоналом демонструють спроможність закладу володіти своєю системою IWMS.
Стратегія навчання також виявилася ефективною, оскільки вона забезпечила наявність структурованої лінії підтримки для кінцевих користувачів, а також обмін знаннями. Ця стратегія в поєднанні з різноманітними відеоуроками для конкретних завдань гарантує, що користувачі отримали достатні знання про систему та позбавилися стандартного почуття недостатності знань, яке зазвичай супроводжує різні проєкти з впровадження тих чи інших рішень.
Усі вищезазначені фактори разом із зусиллями щодо управління змінами сприяли вражаючому прийняттю системи після її запуску. Користувачі відчували себе комфортно з інтерфейсом і – вони впевнилися, що IWMS існує, щоб полегшити їм життя.
Ключові висновки етапу прийняття системи:
- Залучайте спеціалізованих системних адміністраторів на ранній стадії та інвестуйте в підвищення їхньої кваліфікації, адже довгострокове скорочення витрат на підтримку перевершує початкові зусилля та забезпечує безперервність бізнесу.
- Суперкористувачам не потрібно бути лінійними. Вертикальні рівні можуть включати різні обов’язки і забезпечувати збалансоване навантаження та ефективність підтримки.
- Залучайте кінцевого користувача до процесу UAT, щоб переконатися, що практичні робочі завдання пройшли стрес-тестування перед запуском.
- Визначте КПЕ (ключові показники ефективності), щоб відстежувати процес прийняття системи користувачами після її запуску, швидко реагувати та повідомляти про оновлення.
Вердикт
Зусилля понад 100 залучених гравців з різних відділів, кампусів і організацій завершилися успішним впровадженням системи.
Отримання нагороди Південноафриканської асоціації управління об’єктами (SAFMA) за технологію року (2022) є свідченням необмежених можливостей, які можна реалізувати за умови ретельного планування, ефективної комунікації та прийняття системи.
Ви можете поспілкуватися з експертом з IWMS за цією адресю enquiries@vetasi.com
Share this Blog Post: